Несколько советов по снижению затрат на офисную печать в больших офисах.

Необходимость в такого рода действий может возникнуть по многим причинам, среди которых:
- Объединение нескольких (всех) подразделений компании под одной крышей.
- Слияние или поглощение.
- Централизация управления расходами на офисную печать.

Нередки случаи когда в одном офисе используются печатающие устройства более десятка торговых марок, а так же совершенно не приспособленные для офисных нужд принтеры или МФУ. Нередка ситуация, когда у каждого сотрудника стоит персональный принтер. Такого рода парк принтеров существенно усложняет работу IT отдела и увеличивает расходы на его содержание.
Далее я предложу на Ваше рассмотрение несколько советов, которые помогут не только упорядочить парк принтеров, но и сократить издержки на офисную печать.

Совет 1.
Откажитесь от струйных принтеров и МФУ. Офисные документы печатать на них очень дорого. Откажитесь от факсов использующих термоленту в пользу лазерных МФУ.

Совет 2.
Замените несколько персональных на один сетевой принтер. Новый принтер должен быть сетевым, лазерным, иметь большую мощность и картридж большего объема. На этом этапе забудьте, что существуют принтеры стоимостью 100 долларов, именно от них и необходимо избавляться в первую очередь.

Совет 3.
Выведите из эксплуатации экзотические модели техники. Что такое экзотические модели? Это аппараты находящиеся у вас в единственном экземпляре, аппараты малопопулярных производителей. В идеальном варианте в парке должны быть исключительно сетевые лазерные принтеры и многофункциональные устройства, с картриджами одного производителя объемом минимум 6000 страниц.

Совет 4.
Применяйте вышеперечисленные советы осмотрительно. Не стоит забирать из кабинета генерального директора его струйный принтер. Возможно он его специально приобрел для печати фотографий. Так же неразумно будет менять единственный персональный принтер в кабинете на более мощный и сетевой, если этим принтером действительно пользуется один человек. Во всем необходимо чувство меры.

Совет 5.
Принтеры ломаются. Поэтому держите собственный парк подменных принтеров или пользуйтесь услугами тех компаний по ремонту, которые имеют таковой. Избегайте излишней централизации печати, не стоит приобретать единственный мощный многофункциональный принтер на всю компанию, или даже на весь этаж. При всей привлекательности в устах продавцов, весьма сомнительная экономия превратится в серьезные финансовые потери при поломке этого аппарата. Запчасти к таким аппаратам могут поставляться в сроки до 2х месяцев, а полноценно заменить его достаточно трудно. Кроме того, руководству вряд ли понравится постоянная тусовка персонала возле аппарата, в ожидании завершения печати. Нет ли в этом совете противоречия с Советом 2? Противоречия нет. Уменьшить количество принтеров в несколько раз это разумно, но урезать их количество до минимума это рискованно.

Совет 6.
Пользуйтесь услугами компаний по заправке картриджей. Нет необходимости лишний раз напоминать, что стоимость заправки картриджей в разы меньше стоимости нового картриджа. Очень удобно, когда ремонт принтеров, производит та же компания, что и заправляет для Вас картриджи.

Совет 7.
Цветные лазерные принтеры и многофункциональные устройства уже давно не редкость в офисах. Себестоимость печати на таких принтерах выше чем на монохромных. Поэтому выбирайте цветные лазерные принтеры, которые идут с программным обеспечением позволяющим ограничить доступ к цветной печати. Сотрудникам, которые печатают обычные документы, нет необходимости использовать цвет. А всем остальным необходимо разрешить печатать цветные документы только в рабочее время. Не забывайте, что цветные лазерные принтеры начального уровня (самые дешевые), имеют максимальную себестоимость печати одной страницы и минимальный объем картриджа. Вряд ли Вам необходим принтер на котором можно напечатать 50 цветных страниц а потом потратить на новый комплект картриджей более 200т долларов.